В большинстве бизнесов ОПиУ и ДДС почти совпадают, поэтому многие их путают. В ресторане это не так. Разберём почему.

Эквайринг

Деньги по карте поступают на расчётный счёт через один-два дня. Если считать только расчётный счёт, выручка «теряется». Решение: считать эквайринговый счёт частью кассы ресторана — тогда деньги фиксируются в момент оплаты гостем, как и положено.

Депозиты и подарочные сертификаты

Гость платит сейчас, а выручка должна признаваться позже — в момент, когда он фактически пришёл и поел. До этого момента деньги в ДДС уже есть, а в ОПиУ их ещё нет.

Смена через полночь

Смена открылась в одном месяце, а закрылась в другом — выручка формально оказывается в двух периодах. Это решается настройкой системы: выручка всегда признаётся в том месяце, в котором смена была открыта.

Это более важная тема — потому что расхождения здесь больше и их сложнее заметить.

Склад и себестоимость

В ОПиУ отражается стоимость продуктов, которые фактически списали на блюда, проработки, списания испорченного. В ДДС — деньги, которые заплатили поставщикам. Эти суммы совпадали бы только в том случае, если бы продукты покупались и тут же расходовались в тот же день. Поскольку в любом ресторане есть склад, между этими суммами всегда будет разница.

Предоплаченные расходы

Например, ресторан покупает годовую подписку на программное обеспечение. Деньги уходят в одном месяце — это видно в ДДС. Но в ОПиУ этот расход правильно распределять на 12 месяцев, иначе в один месяц финансовый результат будет искусственно занижен. В результате в ДДС деньги ушли, а в ОПиУ расход появляется постепенно.

Амортизация

Износ оборудования и мебели ежемесячно отражается в ОПиУ как расход — и это правильно, потому что активы постепенно теряют стоимость. При этом в ДДС амортизация не появляется никогда: деньги на покупку оборудования давно ушли.

Покупка оборудования

Всё наоборот: крупные инвестиционные траты — ремонт, оборудование, мебель — видны в ДДС как отток денег. В ОПиУ они не попадают напрямую: вместо этого ежемесячно появляется амортизация.

Один из самых важных управленческих контролей — регулярно сравнивать два числа на длинном горизонте (3–6 месяцев и более):

• —сумму списаний продуктов со склада из ОПиУ;
• —сумму фактически потраченных денег на продукты из ДДС.

На коротком периоде расхождение нормально — есть остатки на складе и долг поставщикам. На горизонте полугода значительное и необъяснимое расхождение — почти всегда ошибка в складском учёте или в технологических картах блюд. Это сигнал для внутренней проверки.

Баланс пугает многих собственников, потому что ассоциируется с бухгалтерией. На самом деле баланс небольшого ресторана — это очень простой документ.

Актив — что есть у ресторана

Пассив — кому ресторан должен

Три отчёта — это не три независимых документа. Они математически связаны, и именно эта связь позволяет находить ошибки в учёте.

Склад

остаток конец = остаток начало + поставки − списания в ОПиУ ± инвентаризация

Если равенство не выполняется — ошибка в складском учёте.

Долг поставщикам

долг конец = долг начало + поступления на склад − оплаты по ДДС

Не сходится — либо потеряны документы о поставках, либо оплаты учтены неверно.

Оборудование

остаточная стоимость конец = остаточная стоимость начало − амортизация ОПиУ

Сумма должна уменьшаться каждый месяц ровно на величину амортизации.

Для управления рестораном достаточно трёх документов. Они несложные, если система учёта настроена правильно.

ОПиУ — полный, с расшифровкой по статьям

Себестоимость продуктов и алкоголя, ФОТ, аренда, маркетинг, коммунальные услуги, амортизация и прочие расходы. Здесь видно, зарабатывает ли ресторан и на чём теряет.

ДДС — с двумя обязательными блоками

Операционный поток: поступления от гостей и расходы на работу ресторана, с выделением продуктов и алкоголя. Инвестиционный поток: поступления от собственника и траты на оборудование, ремонт. Так понятно, где деньги — и почему счёт пустой даже при прибыли.

Баланс — даже самый простой, 6–7 строк

Видно не только текущий месяц, но накопленное состояние бизнеса: сколько вложено, сколько заработано, сколько должны и кому.

Три отчёта вместе дают полную картину. Любой по отдельности — всегда неполную.